Jak przeszkoliliśmy 14 handlowców w 3 dni i co z tego wynikło

Punkt wyjścia: Dlaczego 14 osób nie dowoziło wyników?

W połowie maja 2024 roku weszliśmy do biura dużej firmy transportowej w Gdyni. Na miejscu czekało 14 osób, które od trzech miesięcy nie dowoziły planów sprzedażowych. Atmosfera była gęsta, bo zarząd tracił cierpliwość. Zaczęliśmy od szybkiego audytu ich działań z kwietnia. Okazało się, że na 512 wykonanych połączeń, tylko 12 kończyło się realnym zainteresowaniem. To daje marną konwersję na poziomie 2,3%. Handlowcy byli przemęczeni i sfrustrowani, bo każda rozmowa wydawała im się walką z wiatrakami. My jednak wiedzieliśmy, że problem nie leży w rynku, ale w braku konkretnego schematu działania.

Pracujemy na twardych liczbach i te liczby od razu pokazały nam, gdzie uciekają pieniądze tej firmy. Układamy sprzedaż od zera, więc musieliśmy zacząć od wyrzucenia starych skryptów do kosza. Handlowcy spędzali średnio 180 sekund na opowiadaniu o historii firmy, co kompletnie nie interesowało ich klientów. W branży transportowej liczy się czas i konkret, a oni próbowali budować relacje tam, gdzie klient potrzebował tylko sprawnej wyceny i pewności dostawy. Liczą się wyniki, nie obietnice, dlatego nasz plan na kolejne 3 dni był prosty: wyciąć lanie wody i skupić się na zamykaniu sprzedaży.

Analiza CRM wykazała też, że 87% szans sprzedaży przepadało, bo nikt nie dzwonił do klienta drugi raz. Zespół wierzył, że jeśli ktoś nie kupił od razu, to już nie kupi. To był kardynalny błąd, który kosztował tę firmę około 45 000 PLN miesięcznie w utraconych marżach. Baltic Growth Partners nie toleruje takiego marnotrawstwa. Zaczęliśmy od pokazania im, jak wygląda rzetelny proces sprzedaży, który opiera się na faktach, a nie na nadziei, że klient sam oddzwoni. Każdy z 14 handlowców dostał czystą kartkę i nowe wytyczne.

Konwersja na poziomie 2,3% to nie pech, to skutek złych nawyków, które zmieniliśmy w jeden weekend.

Dzień pierwszy: Słuchanie prawdy o własnych błędach

Pierwszego dnia, 14 maja 2024, zamknęliśmy się w sali konferencyjnej na 8 godzin. Zamiast nudnych prezentacji, puściliśmy nagrania ich własnych rozmów z poprzedniego tygodnia. To był zimny prysznic dla większości zespołu. Krzysztof, który w firmie pracował od 6 lat, usłyszał, jak w 40. sekundzie rozmowy traci zainteresowanie klienta, bo zaczyna mówić o certyfikatach ISO, zamiast o wolnych autach na trasie do Niemiec. Takich nagrań przesłuchaliśmy dokładnie 54. Wyłapaliśmy 7 powtarzalnych błędów, które zabijały każdą szansę na kontrakt.

Największym problemem było to, że handlowcy bali się pytać o pieniądze. Średnio pytanie o budżet padało dopiero w 12. minucie rozmowy, o ile w ogóle do niego dochodziło. My skróciliśmy ten czas do 3 minut. Region Bałtyku nie ma przed nami tajemnic, więc wiemy, że tutejsi przedsiębiorcy cenią swój czas. Jeśli nie wiesz, czy klienta stać na Twoją usługę, to tracisz czas swój i jego. Po 4 godzinach analizy, nikt już nie miał złudzeń, że stare metody działają. Zaczęliśmy pisać nowe scenariusze rozmów.

Pod koniec dnia każdy handlowiec miał przed sobą arkusz z 3 kluczowymi pytaniami, które musiał zadać w każdej rozmowie. Nie było miejsca na improwizację, która do tej pory kończyła się porażką. W Baltic Growth Partners wierzymy w procedury, które można powtórzyć. Sprzedaż to proces, a nie sztuka magiczna. Kiedy handlowcy zobaczyli, jak ich koledzy z innych firm osiągają o 40% lepsze wyniki stosując proste schematy, poczuli nową energię. Pierwszy dzień zakończyliśmy z gotową listą zmian do wdrożenia od zaraz.

Dzień drugi: Trening na żywym organizmie

Drugiego dnia, 15 maja, przeszliśmy do praktyki. Nie bawiliśmy się w udawane rozmowy z trenerem. Handlowcy usiedli do telefonów, a my staliśmy obok nich z notatnikami. Każda rozmowa była analizowana na gorąco. Anna, jedna z młodszych stażem pracownic, wykonała swój pierwszy telefon według nowego skryptu o godzinie 9:15. Zamiast standardowego 'Dzień dobry, chciałam przedstawić ofertę', zapytała: 'Czy mają Państwo obecnie problem z terminowością dostaw na trasie Gdynia-Berlin?'. Klient nie odłożył słuchawki. Rozmowa trwała 6 minut i zakończyła się prośbą o przesłanie konkretnej wyceny.

W ciągu 8 godzin intensywnej pracy, zespół wykonał 182 połączenia. To o 30% więcej niż ich dotychczasowa średnia dzienna. Dlaczego? Bo skrócona struktura rozmowy pozwoliła im na szybszą selekcję klientów. Przestali tracić czas na ludzi, którzy i tak by nie kupili. Liczą się wyniki, nie obietnice, więc mierzyliśmy czas każdej fazy rozmowy. Średni czas potrzebny na umówienie kolejnego kroku spadł z 14 do 5 minut. To oznacza, że w tym samym czasie handlowiec mógł obsłużyć dwa razy więcej realnych tematów.

Wieczorem drugiego dnia zrobiliśmy podsumowanie. Z 182 telefonów uzyskaliśmy 21 twardych leadów. To daje konwersję na poziomie 11,5% w ciągu zaledwie jednego dnia treningu. W porównaniu do wcześniejszych 2,3%, to był przeskok o lata świetlne. Zespół zaczął wierzyć, że układamy sprzedaż od zera w sposób, który po prostu ułatwia im życie. Przestali czuć się jak domokrążcy, a zaczęli czuć się jak partnerzy biznesowi, którzy rozwiązują konkretne problemy logistyczne swoich klientów.

Skrócenie rozmowy z 14 do 5 minut pozwoliło im obsłużyć dwa razy więcej klientów bez nadgodzin.

Dzień trzeci: Utrwalanie i obsługa obiekcji

Ostatni dzień, 16 maja 2024, poświęciliśmy na najtrudniejszy element: zbijanie obiekcji 'za drogo'. W branży transportowej to codzienność. Nauczyliśmy ich, że cena jest problemem tylko wtedy, gdy klient nie widzi wartości. Pokazaliśmy im, jak wyliczyć koszt opóźnienia dostawy o jedną dobę. Handlowcy nauczyli się mówić: 'Możemy być tańsi o 200 PLN, ale wtedy ryzykuje Pan przestój linii produkcyjnej o wartości 50 000 PLN'. Taka argumentacja ucinała dyskusje o rabatach w 8 na 10 przypadków. Pracujemy na twardych liczbach i tego samego nauczyliśmy zespół z Gdyni.

Przeprowadziliśmy sesję 'gorących krzeseł', gdzie każdy musiał zmierzyć się z najbardziej agresywnym klientem (w tę rolę wcielił się nasz trener). Nie było taryfy ulgowej. Jeśli handlowiec pękał przy pytaniu o cenę, powtarzaliśmy ćwiczenie do skutku. Do godziny 15:00 każdy z 14 uczestników potrafił obronić marżę firmy bez stresu i niepotrzebnego jąkania się. To była największa zmiana mentalna. Ludzie przestali bać się wysokich cen swoich usług, bo zrozumieli, co się za nimi kryje.

Na zakończenie szkolenia każdy pracownik podpisał własny 'kontrakt wynikowy'. Zobowiązali się do trzymania nowych standardów przez najbliższe 30 dni. Baltic Growth Partners nie zostawia firm z samą wiedzą. Zostawiliśmy im gotowe arkusze kontrolne dla menedżera, który od teraz co poniedziałek sprawdza 5 losowych nagrań każdego pracownika. Region Bałtyku nie ma przed nami tajemnic, więc wiemy, że bez kontroli stare nawyki wracają po dwóch tygodniach. Tutaj jednak system został uszczelniony.

Wyniki po 30 dniach: Liczby nie kłamią

Wróciliśmy do Gdyni 17 czerwca 2024 roku, aby sprawdzić efekty. Dane z CRM były jednoznaczne. W ciągu miesiąca od szkolenia, zespół zamknął 64 nowe kontrakty. W kwietniu, przed naszą wizytą, było ich tylko 12. To wzrost o ponad 430%. Średnia marża na jednym zleceniu wzrosła o 112 PLN, ponieważ handlowcy przestali rozdawać rabaty na prawo i lewo. Łączny przychód wygenerowany przez te 14 osób był o 214 000 PLN wyższy niż w poprzednim miesiącu. To są realne pieniądze, które firma zarobiła dzięki trzem dniom intensywnej pracy.

Najciekawsze było to, że liczba wykonanych połączeń wcale nie wzrosła drastycznie. Zespół pracował mądrzej, a nie ciężej. Wykonywali około 40 telefonów dziennie, ale każda rozmowa była konkretna i celowana w potrzeby klienta. Układamy sprzedaż od zera i ten przypadek pokazuje, że fundamentem zawsze jest proces. Handlowcy, którzy wcześniej myśleli o zmianie pracy, teraz są najbardziej zmotywowaną grupą w firmie, bo wreszcie widzą efekty swoich starań w prowizjach.

Podsumowując, te 72 godziny zmieniły sposób myślenia o biznesie w tej organizacji. Zamiast 'próbować sprzedać', zespół zaczął 'realizować proces sprzedaży'. Jeśli masz w firmie 14 osób i czujesz, że stać ich na więcej, przestań dawać im kolejne szkolenia z motywacji. Daj im twarde narzędzia i naucz ich walczyć o marżę. Baltic Growth Partners robi to od września 2016 roku i zawsze opieramy się na tym samym: wynikach, a nie obietnicach. Twoje liczby mogą wyglądać tak samo, jeśli tylko zdecydujesz się na zmiany.

Wzrost liczby kontraktów o 430% w 30 dni to dowód, że mądra praca wygrywa z ciężką pracą.