Skrócenie cyklu sprzedaży z 45 do 19 dni w branży IT
Dla gdańskiego software house'u zreorganizowaliśmy proces ofertowania. Wprowadziliśmy automatyzację follow-upów i szkolenie z negocjacji wartością. Czas od pierwszego kontaktu do podpisania umowy spadł o ponad połowę.
Gdański software house SoftWave Solutions zmagał się z ofertami, które miesiącami czekały na decyzję. Baltic Growth Partners weszło do firmy, aby udrożnić zablokowany lejek sprzedażowy. Liczą się wyniki, nie obietnice, dlatego postawiliśmy na twardą automatyzację i zmianę nawyków zespołu.
Wyzwanie
W październiku 2023 roku firma miała 14 otwartych procesów, które nie posuwały się do przodu od ponad 60 dni. Handlowcy tracili czas na pisanie 20-stronicowych ofert, których nikt nie czytał do końca. Średni czas od pierwszego zapytania do podpisu umowy wynosił 45 dni. Powodowało to dziury w budżecie i niepewność co do obsady programistów w kolejnych kwartałach. Właściciel firmy, pan Mariusz, widział, że potencjalni klienci uciekają do konkurencji, która odpowiadała szybciej i konkretniej.
Podejście
Pracujemy na twardych liczbach, więc zaczęliśmy od audytu 184 historycznych leadów z ostatnich 12 miesięcy. Okazało się, że 73% klientów przestawało odpowiadać po otrzymaniu pierwszej wyceny, bo nie było żadnego systemu przypomnień. Nasz zespół trzech konsultantów spędził 12 dni w biurze klienta, obserwując pracę handlowców. Układamy sprzedaż od zera, więc wyrzuciliśmy stare szablony ofert i wprowadzili system kwalifikacji budżetu już na pierwszej rozmowie telefonicznej.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy nowy system raportowania w CRM, który wymusza kontakt z klientem co 48 godzin. Przygotowaliśmy krótkie, 3-stronicowe wzory ofert skupione wyłącznie na zyskach klienta i terminach. Przeszkoliliśmy 6-osobowy zespół sprzedaży z negocjacji opartych na faktach, a nie na rabatach. Dodatkowo uruchomiliśmy 4 automatyczne scenariusze mailowe dla klientów, którzy przestali odbierać telefon. Każdy handlowiec dostał jasne wytyczne: koniec z darmowymi konsultacjami trwającymi powyżej 15 minut bez potwierdzenia budżetu.
Rezultaty
W ciągu czterech miesięcy odmieniliśmy sposób, w jaki firma pozyskuje kontrakty. Sprzedaż stała się przewidywalna, a handlowcy odzyskali średnio 6 godzin tygodniowo na realne rozmowy zamiast pisania zbędnych dokumentów.
Harmonogram
-
Listopad 2023Audyt 184 historycznych procesów sprzedaży i analiza CRM.
-
Grudzień 2023Wdrożenie 4 automatycznych scenariuszy follow-up.
-
Styczeń 2024Warsztaty z negocjacji dla zespołu 6 handlowców.
-
Luty 2024Analiza wyników i optymalizacja nowych wzorów ofert.
"Przed Baltic Growth Partners nasze oferty lądowały w czarnej dziurze. Teraz sprzedajemy szybciej i bez lania wody. Cykl 19 dni to w branży IT wynik, o którym wcześniej tylko marzyliśmy."